隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及人工智能技術(shù)的發(fā)展，大量設(shè)備的自我感知能力及自主處置能力為人們的日常工作中提供了大量的便利，提高了工作效率，并減少失誤的發(fā)生。目前，智能化技術(shù)在檔案庫房內(nèi)各種設(shè)備上（密集架、保密文件柜、智能密集柜）的應(yīng)該也廣為體現(xiàn)，如檔案庫房中所需的智能環(huán)境控制系統(tǒng)，可以實現(xiàn)庫房的消毒滅菌工作、庫房的溫濕度自動監(jiān)測及控制工作、自動通風(fēng)換氣等，大大提高了檔案庫房管理的智能化程度。

目前各地檔案庫房的配置層次比較多，有些檔案庫房的智能化程度比較低，有些檔案庫房的智能化配置相對較全，但是由于目前我國在檔案智能密集架、檔案定位存取、溫濕度調(diào)控等方面沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使得設(shè)備與設(shè)備之間只能獨立運(yùn)行，從而無法實現(xiàn)智能聯(lián)動及一體化集成管理，檔案管理軟件與設(shè)備使用嚴(yán)重脫節(jié)及其智能化功能的弱化，造成了檔案庫房設(shè)施設(shè)備使用的碎片化， 也導(dǎo)致了設(shè)備多頭管理、重復(fù)建設(shè)及管理效率低、利用成本高、節(jié)能效果差等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

近些年來由于檔案管理不善，造成的事件也層出不窮，檔案庫房安防不到位，檔案被非法人員竊取、災(zāi)害預(yù)警不健全，火災(zāi)、漏水、蟲蛀等等情況頻繁發(fā)生。